Politique de confidentialité

Responsable de traitement

Action Flow est édité par Traindy, 86 rue Damrémont, 75018 Paris, France. Le responsable de traitement est Traindy, pour le compte de lʼorganisation cliente lorsquʼil sʼagit des participants, contacts de soutien et destinataires dʼemails pédagogiques (Traindy agit alors en sous-traitant au sens de lʼarticle 28).

Contact

Pour exercer vos droits ou poser une question relative à cette politique : privacy@traindy.io.

Personnes concernées

Utilisateurs de la plateforme (formateurs, administrateurs dʼorganisation, administrateurs applicatifs) ; personnes et participants dʼune session de formation ; contacts du réseau de soutien (manager, pair) ; destinataires dʼemails transactionnels ; contacts marketing (nouveautés produit) ; contacts DPO des organisations.

Traitements

• Compte utilisateur : identité, email, moyen de connexion, langue et fuseau. Base : contrat (acceptation des CGU et de cette politique). Lʼhorodatage dʼacceptation des CGU et de cette politique est conservé après anonymisation comme preuve (article 7.1).
• Pédagogie : identité, email, téléphone éventuel, identifiant externe, réponses dʼactivités, intention dʼimplémentation, profil de transfert, bilan de fin de session (Likert et commentaire libre), notes pédagogiques rédigées par lʼéquipe (texte libre, visibles dans lʼonglet Audit ; inclusion optionnelle dans le rapport commanditaire), preuves de completion, scores. Base : contrat entre lʼorganisation cliente et Traindy, exécuté par le formateur.
• Nouveautés produit et conseils dʼactivation : email, prénom, nom, nom de lʼorganisation, uniquement si lʼemail est vérifié, le compte nʼest pas suspendu, et lʼoption est activée dans le profil. La liste est synchronisée avec Mailtrap. Vous pouvez vous y opposer à tout moment depuis le profil.
• Contact DPO de lʼorganisation : email, nom de lʼorganisation, uniquement si lʼorganisation a renseigné le contact. La liste est synchronisée avec Mailtrap. Vous pouvez le modifier à tout moment depuis les paramètres de lʼorganisation.
• Réseau de soutien : un contact nʼest sollicité quʼaprès demande de consentement. Un refus, une expiration ou un retrait purge le contact. Base : consentement.
• Emails transactionnels (activités, visio, consentement, alertes, facturation) : adresse, nom, sujet, métadonnées dʼenvoi. Base : contrat ou intérêt légitime (digests pédagogiques).
• Facturation : raison sociale, email dʼadministration, TVA, identifiant client Stripe, crédits consommés. Base : contrat et obligations comptables. Les paiements carte sont traités par Stripe ; Action Flow ne stocke pas de numéro de carte. Le client Stripe nʼest pas supprimé à la suppression dʼune organisation : il est conservé environ 10 ans.
• Génération de parcours par IA : le texte extrait des documents que vous téléversez (PDF, DOCX, PPTX, images) est envoyé à un prestataire dʼIA (OpenAI par défaut). Nʼy placez pas de listes de participants ni dʼautres données personnelles. Base : intérêt légitime / mesures précontractuelles à votre demande. Voir aussi lʼinformation affichée avant lʼenvoi.
• Visio et calendrier : connexion optionnelle (Google ou Microsoft) pour créer, modifier et annuler les visios sur un agenda choisi. Le détail des données Google figure dans la section Données Google. Base : consentement du formateur.
• Suivi qualité (indicateurs, exports Excel / PDF, rapport dʼactivité destiné au commanditaire) : scores, identifiants techniques, et le cas échéant citations de bilan (prénom) et notes partagées (nom du formateur). Les personnes anonymisées sont exclues des exports. Base : intérêt légitime et, le cas échéant, obligations de preuve de formation.
• Journaux techniques utiles au fonctionnement et à la sécurité du service. Base : intérêt légitime.
• Attribution marketing : un cookie first-party (af_utm) peut enregistrer les paramètres UTM du premier clic dʼun visiteur non connecté (source, medium, campagne, contenu, terme) pendant 30 jours, puis les associer à lʼorganisation créée à lʼinscription. Base : intérêt légitime.

Durées de conservation

Sessions de formation : 3 ans après la date de fin, puis purge (emails dʼactivité, preuves, contacts de soutien, notes pédagogiques, anonymisation ou suppression de la personne si elle nʼest plus active ailleurs). Les formations (catalogue) ne sont pas effacées par cette purge. Compte utilisateur : anonymisation à la demande plutôt quʼune suppression brute, afin de conserver lʼhistorique nécessaire (crédits, fichiers, audit). La date dʼacceptation des CGU et de cette politique est conservée comme preuve. Langue, fuseau et apparence sont remis aux valeurs par défaut. Les invitations adressées à lʼemail du compte sont supprimées. Les événements techniques (usage IA, emails) sont conservés le temps nécessaire au suivi du service. Les preuves de consommation de crédits sont détachées de la session puis conservées pour la comptabilité. Le client Stripe (identifiant, email de facturation, raison sociale) et les pièces de facturation sont conservés environ 10 ans pour les obligations comptables françaises, y compris après suppression dʼune organisation.

Sous-traitants

Stripe (paiement) ; Mailtrap (envoi dʼemails et, si activée, liste marketing) ; stockage dʼobjets OVH (France) pour les fichiers et preuves ; OpenAI ou autre prestataire dʼIA configuré pour la génération de parcours ; Google, Microsoft et LinkedIn pour la connexion et, le cas échéant, le calendrier. Chez Stripe, le client et les pièces de facturation sont conservés environ 10 ans (obligations comptables). La conservation des données Google détenues par Action Flow est décrite dans la section Données Google. Les copies qui restent dans le compte Google de lʼutilisateur relèvent de ce compte.

Données Google

Action Flow accède à des données de compte Google dans deux cas distincts, chacun avec son propre consentement. Les cinq points ci-dessous décrivent ce qui est consulté, pourquoi, avec qui cʼest partagé, comment cʼest protégé, et combien de temps cʼest conservé.

Données Google consultées

Action Flow consulte les données utilisateur Google que vous autorisez, notamment les catégories ci-dessous, et aucune autre donnée Google.

Connexion avec Google. Données lues : identifiant de compte Google, adresse email, prénom, nom, jetons OAuth. Action Flow utilise ces données utilisateur Google pour créer ou ouvrir le compte Action Flow, préremplir lʼidentité, confirmer lʼemail et redemander une confirmation dʼidentité. Ces données ne servent pas à lire la messagerie, les fichiers, les contacts ou lʼagenda.

Calendrier Google, si vous le connectez. Données lues : email du compte Google connecté, liste des agendas dont vous êtes propriétaire (identifiant, nom, indication dʼagenda principal), jetons OAuth, et, pour les seuls événements créés par Action Flow, lʼidentifiant dʼévénement et le lien Google Meet. Action Flow ne lit pas vos autres rendez-vous. Action Flow utilise ces données utilisateur Google pour vous permettre de choisir un agenda, puis créer, modifier et supprimer les visios planifiées dans lʼapplication (titre, horaire, fuseau, lien vers la session, description : organisation, formation, session, noms affichés des participants, ordre du jour). Les participants ne sont pas ajoutés comme invités Google ; les invitations sont envoyées par Action Flow.

Utilisation des données Google

Nous utilisons vos données utilisateur Google uniquement pour fournir et améliorer les fonctionnalités que vous demandez dans lʼapplication, comme la connexion à votre compte et, si vous le connectez, la gestion des visios sur un agenda que vous choisissez. Ces données ne servent à aucune autre fin. Connexion Google : créer ou ouvrir votre compte Action Flow, préremplir votre identité (prénom, nom), confirmer votre adresse email et redemander une confirmation dʼidentité. Calendrier Google : afficher la liste des agendas dont vous êtes propriétaire pour que vous en choisissiez un, puis créer, modifier et supprimer sur cet agenda les visios que vous planifiez dans Action Flow (titre, horaire, fuseau, lien vers la session, description). Action Flow nʼutilise pas les données utilisateur Google pour la publicité, la vente à des tiers, ni pour développer, améliorer ou entraîner des modèles dʼintelligence artificielle ou dʼapprentissage automatique non personnalisés. Les API Google Workspace ne sont pas utilisées pour développer, améliorer ou entraîner ce type de modèles.

Partage des données Google

Nous ne transférons ni ne communiquons vos données utilisateur Google à des tiers pour dʼautres finalités que celles décrites dans cette politique. Nous ne vendons pas ces données, nous ne les utilisons pas pour la publicité, et nous ne les envoyons pas au prestataire dʼIA. Les jetons OAuth et lʼidentifiant Google ne sont pas communiqués à dʼautres utilisateurs ni à dʼautres applications. Lʼemail obtenu via Google devient lʼemail du compte : il peut figurer dans les emails transactionnels (Mailtrap) et, si vous lʼactivez, dans les nouveautés produit. Vous pouvez partager un agenda précis avec votre organisation : les membres peuvent alors y planifier des visios, sans accès aux jetons ni à vos autres agendas. Les administrateurs Traindy ne lisent pas le contenu de votre agenda. Pour le contrôle de sécurité dʼun partage que vous avez activé, ils voient uniquement le nom de lʼagenda, lʼemail du compte et le nom du propriétaire. Le lien Meet est affiché dans lʼapplication et envoyé par email au formateur et aux participants de la session. Lʼutilisation et le transfert des informations reçues des API Google respectent le Google API Services User Data Policy, y compris les exigences Limited Use.

Protection des données sensibles

Des procédures de sécurité sont en place pour protéger la confidentialité des données utilisateur Google. Nous utilisons le chiffrement pour protéger ces informations. Les échanges entre votre navigateur, Action Flow et Google sont chiffrés en transit (TLS). Les jetons OAuth sont chiffrés au repos. Lʼaccès est limité aux fonctionnalités que vous demandez : connexion et calendrier utilisent des clients OAuth séparés, la connexion calendrier utilise PKCE, les jetons ne sont pas écrits dans les journaux, seuls les agendas dont vous êtes propriétaire sont listés, et le partage dʼun agenda avec votre organisation reste désactivé tant que vous ne lʼactivez pas.

Conservation et suppression des données Google

Nous conservons les données utilisateur Google pendant la durée nécessaire aux finalités décrites dans cette politique, sauf si la loi impose ou permet une durée plus longue. À lʼexpiration de cette durée, nous les supprimons. Vous pouvez demander la suppression de ces données en écrivant à privacy@traindy.io, en déconnectant le calendrier, ou en supprimant votre compte. Les données de connexion Google (identifiant, jetons) sont conservées pendant la vie du compte, puis effacées à lʼanonymisation ; le jeton est révoqué chez Google. Les données de calendrier (email du compte, noms et identifiants dʼagendas, jetons, partages) sont conservées tant que le calendrier reste connecté. La déconnexion les supprime immédiatement et révoque le jeton ; les événements déjà créés restent dans votre Google Calendar, et vous pouvez les y supprimer. Si le calendrier est encore connecté au moment de la suppression du compte, les visios à venir sont annulées chez Google avant cette révocation. Lʼannulation dʼune visio ou la suppression de la session supprime lʼévénement Google correspondant. Le lien Meet stocké sur la session suit la conservation de la session (3 ans après la date de fin, puis purge), ou disparaît plus tôt si la visio est annulée.

Vos droits

Vous pouvez accéder à vos données et les rectifier depuis votre profil (compte) ou lʼespace participant / soutien. La suppression de compte anonymise votre fiche. Un participant peut quitter une session ; son identité est alors anonymisée sʼil nʼa plus dʼautre participation active. Pour une demande dʼaccès consolidée, de portabilité ou dʼopposition, écrivez à privacy@traindy.io. Vous pouvez aussi saisir la CNIL.

Transferts hors Union européenne

Certains prestataires (paiement, connexion, IA) peuvent traiter des données hors UE. Ces transferts reposent sur les garanties prévues par la réglementation. Le stockage de fichiers est en France.

Modifications

Cette politique peut être mise à jour pour refléter le produit. La date en tête de page fait foi. Les changements substantiels seront signalés aux utilisateurs connectés lorsque cʼest raisonnable.